המדריך המלא לבחירת אולם אירועים מושלם

אחת ההחלטות הכי חשובות שיש לקבל בנוגע לאירוע שלכם היא היכן בכלל לקיים אותו. לאולם האירועים יש השפעה עצומה על איכות האירוע, האנרגיה שלו, התחושה של המוזמנים במקום והזיכרון שלכם מהחגיגה. מצד שני, השיקולים של כל החוגגים הפוטנציאליים כוללים אינסוף פרמטרים אפשריים, כך שכל אחד יבחר כטוב בעיניו. לפניכם המדריך המלא לבחירת האולם המושלם – מה שואלים, מה עושים ואיך מחליטים:

שלב 1 – מתמקדים באזור ספציפי

אתם יכולים להחליט שאתם מתחתנים במאהל באמצע המדבר ולחגוג בריתה משגעת בתוך אולם אירועים בראשון לציון. העיקר שלמוזמנים יהיה קל ונוח להגיע ושהדרך שלהם למקום לא תהיה מורכבת. זוהי הסיבה לכך שרבים מעדיפים אולם אירועים במיקום מרכזי הכולל חניה מוסדרת, שילוט וטווח נסיעה לא רב מהבית. שאלו את עצמכם היכן מתגוררים רוב המוזמנים שלכם ונסו להישאר בטווחי ההגעה האידיאליים עבורם. כך תחוו מינימום ביטולים ותוכלו להיות בטוחים שכולם יגיעו בקלות ובזמן.

שלב 2 – מתחילים לדבר על כמויות

כמה מוזמנים יש לכם? מהי מסגרת התקציב? כמה מנות תרצו באירוע? כמה אפשרויות קיימות לכם לבחירת העיצוב? הדי ג'יי? ספקי אירועים אחרים? זהו הזמן להתחיל לדבר במספרים ולאפיין את האירוע שלכם על מהותו והקונספט שלו. חלק מאולמות האירועים מאפשרים לחוגגים להשתמש במעצבת הבית או בדי ג'יי ספציפי המתקלט במקום וחלקם מאפשרים גמישות כלפי הזמנת ספקים חיצוניים. וודאו מהי מדיניות המקום לפני שתקבלו החלטה. בנוסף, סוגיית כמות המוזמנים יכולה להרים ולהפיל אירוע בקלות רבה מאוד – דחיסת יתר של מוזמנים עלולה לפגוע בתזוזה החופשית בין השולחנות, לגרום לצפיפות נוראית ברחבה ולהעיב על מהירות השירות של צוות המלצרים, צלמי המגנטים ועוד. שאלו מהי מגבלת האורחים במקום וקבלו החלטה בהתאם.

שלב 3 – דורשים לקבל מידע מקדים

מה אומר חוזה האירוע? מהן המגבלות במקום? איך מתבצע התשלום? האם יש צורך בהתחייבות למינימום מוזמנים? מה קורה במצב של שימוש בשולחנות ספייר?

את כל התשובות לשאלות הללו, רוב החוגגים מגלים רק בסוף האירוע וכך נאלצים להתכוונן לסיטואציות ולהוצאות בלתי צפויות. תוכלו לחסוך אותם בקלות אם רק תבררו כבר בשלבי בדיקת האולם בנוגע לתרחישים אפשריים כגון: מה עושים עם כמות מנות גדולה שלא הוגשה כי חלק גדול מהאורחים לא הגיעו? האם קיימת מגבלה על שעות השימוש באולם ותצטרכו לפנות אותו לחלוטין בשעה כלשהי? האם ישנם סעיפים מגבילים בחוזה לגבי קונפטי או זיקוקים (מה שבהחלט מתרחש במספר רב של אולמות אירועים במרכז ובכלל)? בואו עם תובנות מראש ובדקו כיצד האולם ערוך או מגיב להן.

שלב 4 – מכינים רשימת אולמות פוטנציאליים

אספתם את כל המידע הדרוש וכעת תתבקשו לקבל החלטה. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא ליצור רשימה לאולמות האירועים שבדקתם ושמתאימים לכם ממבט ראשון ולציין מאפיינים חשובים לצד כל אחד מהם: זמינות, מגבלת אורחים, עיצוב/ נראות המקום, מחיר למנה, רחבת הריקודים, אבזור וטכנולוגיה, תנאים ועוד. בסיום, אחד מהאולמות ברשימה שלכם יתבלט יותר מאחרים ואותו כדאי לסגור. מזל טוב ובהצלחה!